Якщо ви плануєте важливе торжество

У списках мають бути відображені всі деталі графіку з датами та крайніми термінами виконання завдань. Намалюйте графік із головними датами, завданнями та нагадуваннями зі посиланнями на докладні списки. З часом списки можуть бути оновлені.

На підготовку деяких урочистих заходів може знадобитися кілька місяців. Розрахунки часу часто залежать від можливості замовити вам необхідне місце проведення торжества та бюрократичних проволочок, тому дізнайтеся про постачальників продуктів харчування, розваг та транспорту, і перевірте наявність усіх пов’язаних з цим деталей до того, як робити замовлення.

Вкажіть дати в списках і перевірте, наскільки реально виконання всіх завдань у строк. Потім створіть загальний графік, де будуть вказані джерела, замовлення, підтвердження та перевірка всіх аспектів свята. Обов’язково всюди вкажіть дати. Додавання несуттєвих деталей може здатися докучливим, особливо якщо ви влаштовуєте грандіозне торжество, але про ці важливі дрібниці ви потім можете просто забути. Використовуйте вам знайомі засоби планування — щоденник кухонний календар, схему на дошці оголошень або комп’ютерну програму.

Дбайливо дослідіть графік щодо вузьких місць та можливих проблем. Якщо занадто багато завдань збігаються в часі, спробуйте розвести їх по різним числам або попросіть допомоги у друзів. Коли переконаєтеся, що нічого не пропустили, перекресліть графік начисто і позначте в ньому те, що вже зроблено.

Про що слід подбати

Нижче ми робимо список того, що слід включити в графік відповідно до потреб заходу. Навпроти кожного справи слід поставити дату, до якої все має бути виконано.

• Формальності: отримати згоду офіційних осіб, підтвердження.
• Місце проведення: ознайомитися, замовити та підтвердити замовлення, перевірити наявність пільг, підготуватися.
• Розваги: замовити, підготувати місце проведення, продумати репертуар.
• Місце проживання гостей: обговорити всі деталі.
• Постачальники: дізнатися про ціни, замовити продукти та напої, продумати меню і/або спробувати страви, підтвердити кількість, попросити постачальника заздалегідь відвідати місце проведення заходу.
• Особливі постачальники: особливі дієти, обговорити деталі презентації страв. Приготування їжі: замовити, купити, продумати дати приготування страв заздалегідь, дні остаточного приготування їжі.
• Бар: привезти напої та бокали, повернути посуд.
• Професійна допомога вдома: роботи по саду, прибирання, допомога на кухні (до і після), упорядник, офіціант, бармен.
• Квіти: замовити та продумати їх розміщення в залі проведення заходу.
• Списки гостей: надіслати запрошення з проханням відповісти до певної дати.
• Подарунки: купити, упакувати.